Diese Angaben gelten für die Formulare „Druckauftrag einreichen“ und „Projektanmeldung“ des Print Lab Kamp-Lintfort. Diese Seiten sind nicht über die Hauptnavigation verlinkt, von Suchmaschinen ausgeschlossen (noindex) und nur über einen direkten Link erreichbar; das Einreichen selbst ist nicht durch ein Login geschützt.

Beim Einreichen eines Druckauftrags werden Name, Hochschul-E-Mail-Adresse, Kostenstelle, gewünschter Fertigstellungstermin, eine Auftragsbeschreibung sowie die hochgeladene Druckdatei (PDF, JPG oder ZIP, bis 50 MB) verarbeitet. Die Datei wird dauerhaft auf dem Webserver gespeichert und zusätzlich als Anhang einer Benachrichtigungs-E-Mail an das Print-Lab-Team übermittelt.

Bei einer Projektanmeldung werden Kursnummer, Name der anmeldenden Person, E-Mail-Adresse, Aufgaben-/Projektbeschreibung sowie Angaben zu Format, Papier und Terminen verarbeitet; hierbei findet kein Datei-Upload statt.

Beide Formulare werden serverseitig gespeichert. Der Bereich „Aufträge ansehen“ ist passwortgeschützt: Der Zugriff erfordert einen WordPress-Login mit der eigens eingerichteten Benutzerrolle „Design Lab Print-Lab-Team“ (bzw. Administrator-Rechte); ohne diese Berechtigung sind die eingereichten Aufträge nicht einsehbar. Ältere Einträge werden fortlaufend gelöscht, sobald mehr als 300 Einträge vorliegen.

Die Angaben werden ausschließlich an das Print-Lab-Team der Hochschule übermittelt, eine Weitergabe an Dritte außerhalb der Hochschule erfolgt nicht. Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung der öffentlichen Aufgabe der Hochschule bzw. zur Abwicklung des Druckauftrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. e DSGVO).

Protokollierung von Datei-Uploads: Beim Einreichen eines Druckauftrags mit Datei wird der Vorgang zusätzlich in einem internen Protokoll festgehalten. Gespeichert werden Zeitpunkt, Name, Hochschul-E-Mail-Adresse, die Angabe, ob es sich um eine Student:in oder eine Mitarbeiter:in handelt, die Namen und Größen der hochgeladenen Dateien, Kostenstelle und Termin sowie der Bearbeitungsstand (Dateien gespeichert, Auftrag gespeichert, E-Mail gesendet oder fehlgeschlagen, ggf. mit der Fehlermeldung des Mailservers). Abgelehnte Uploads (z. B. zu große Datei oder nicht zugelassener Dateityp) werden mit dem Ablehnungsgrund vermerkt. Das Protokoll dient dazu, nachvollziehen zu können, wer eine Datei hochgeladen hat, und Störungen beim Upload oder E-Mail-Versand aufzuklären, damit hochgeladene Dateien dem richtigen Auftrag zugeordnet werden können. IP-Adressen werden dafür nicht gespeichert. Das Protokoll ist nur für Mitglieder des Print-Lab-Teams mit entsprechender Berechtigung im Backend einsehbar. Die Einträge werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO (Wahrnehmung der Aufgaben der Hochschule, hier der ordnungsgemäßen Abwicklung von Druckaufträgen).

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